在合約或文件上簽名,是多數人工作會遇到的日常,過去如果人不在辦公室,簽名後的文件回傳就有點麻煩哩!但現在網路發達,其實電子文件不用列印出來,在手機、平板、電腦裡就能完成簽名,並且追蹤簽署流程囉!

現在不少公文往來都是用 Email 寄來寄去,但如果遇到要簽名回傳或是再繼續交給主管或同事簽名的合約或文件,以往通常是印出來、簽名再用掃描或傳真回去,如果人在辦公室就還好,因為印表機等工具都很齊全,但要是在家工作、出差國外遇到電子文件要簽署,不方便或沒辦法把文件印出來簽名該怎麼辦?其實可以用「點點簽 (DottedSign)」這個工具,它可以讓你直接在各種裝置上完成文件簽署,無論是網頁AndroidiOS裝置都適用,也能追蹤這份文件簽署流程唷!

只有手機也能即時線上簽署、回傳文件『 點點簽(DottedSign) 』電子簽名服務 各種裝置都能用!

目前點點簽有三種方案,讓大家可以依照自己的需求來選擇:免費方案、付費的專業方案以及企業方案。如果是個人日常使用,我覺得免費方案就可以滿足你,但如果是中小企業或小型工作室,需要簽署的文件比較多又需要傳給許多人簽署的話,就可以用專業方案或企業方案,文件合約可以線上控管一目瞭然,最重要的是資料回傳有效率又不容易遺失啊!現在不少公司因為武漢肺炎疫情的關係,改成在家工作或是遠距辦公,減少員工群聚染病的風險,點點簽在三月份有提供專業方案免費一個月試用,有興趣的獺友,不要猶豫可以手刀殺去點點簽的官網索取~~~

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用了這幾天的企業方案,我想在開頭先說點點簽的優點:1. 方便省事,簽名回傳有效率、2. 簽署流程透明,也可追蹤簽署進度、3. 身分認證,確保簽名的是對的人、4. 符合法律規定:在徵得對方同意後,可以以電子文件簽署,並有其效力。除此之外整個作業無紙化,對地球來說也是一件好事

(資料來源:全國法規資料庫電子簽章法第 4 條第 9 條)

點點簽怎麼用?

說了這麼多,但如果沒有實際讓大家看看它怎麼運作,大家還是一頭霧水吧,首先,用 Email 註冊後,會進入文件管理後台,點開旁邊的加號,會看到點點簽把文件簽署分成自己簽署、邀請他人簽署兩種,文件合約會以 Email 方式寄出

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▼如果只是自己要簽名的文件,選擇「自己簽署」→把 PDF 檔案拖曳進去即可

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但如果是要將文件、合約給別人簽的話,就要選擇「邀請他人簽署」,會比「自己簽署」多一個設定簽署人的動作,你可以設定超過十名簽署人的姓名、Email,甚至可以安排簽署順序,假設是重要公文需要一層一層彙報上去,順序就清晰很多囉!

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自己簽署」在簽名設定上,是直接在文件上加入自己的簽名或印章、日期設定可以直接調整今天的日期

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邀請他人簽署」則可以讓你在文件上指定簽名欄位、日期欄位、選取方塊以及文字框等提示框,讓下一位要簽名的人知道他要在簽哪裡、日期要留在哪、是否需要勾選文件中的選項、或者是留下額外的文字喔!

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▼邀請他人簽署除可以加入多名簽署人並設定順序之外,也可以客製化提醒訊息,系統會依設定天數自動寄信提醒尚未簽署者、並設置簽署期限、安全密碼驗證

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▼如果是用iPad的話,會在邀請他人簽署裡多一個「當面簽署」,可以當面獲得簽名

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此外,如果你有常用的文件,避免重複設置簽名欄位等動作,也可以從設定→建立文件範本,把常用合約啊等 PDF 檔案放上點點簽後台,設定好要簽名的地方或其他欄位、指定是否需要夾檔等等,存成範本,以後要拿給主管或客戶簽名時可以直接從後台拉出檔案、寄給對方囉

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然後也可以在後台加入自己的簽名、印章,你可以直接在電腦、平板、手機上用觸控筆、滑鼠或指尖簽名,或者也可以簽名在白紙上,然後拍起來上傳到點點簽,這兩種方式讓點點簽幫你把簽名存在雲端上,以後遇到要簽名的場合時可以直接選取,不用現場再重寫一次名字唷

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文件簽到哪了?後台都看得到!

OK!我們把文件寄出去請對方簽名之後,可以在後台看到目前要簽署文件的狀態,如果需要多人簽署的話,也會清楚地看到現在簽名傳到誰那邊了

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全部人都完成簽名之後,管理人可以看到更細節的簽署資料,點擊稽核軌跡,就能看到包括簽署的 IP 位置與裝置、時間、模式等等紀錄!

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▼簽署完成也會收到 Email 通知

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發送對象沒有帳號可以嗎?沒帳號的人簽名要額外付費嗎?

到以上都是跟大家分享怎麼建立文件,那麼收到需要簽署文件的人會看到什麼呢?他們需要有帳號嗎?當你寄出點點簽的簽署通知之後,沒有帳號的對象,會收到一封 Email 驗證身分,然後會有一封含有簽名連結的信,讓你可以簽名回傳,也就是說如果你是收到簽署通知的人,不用註冊也不必額外付費就可以完成簽名回傳這一串動作

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另外,點點簽有提供企業方案,最多可以增加十位使用者,中小企業啊或是小型工作室,在內外合約的管理上應該也會變得更加方便整齊,我覺得相對於紙本合約,線上電子化的合約文件也比較好整理跟管理啦~

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中小企業或小型工作室管理合約之外,我覺得對於要在外奔波的業務來說,把合約電子化,應該也是讓工作變得更有效率的一種作法吧!話說啊除了用在正式的文件簽名之外,在日常生活中,點點簽用於回傳旅行社要求的文件也很方便,因為現在跟旅行社的行程,他們通常都會 Email 電子檔給你,讓你簽名之後回傳,我過去的做法都是把文件印下來、簽名、掃描成 PDF 檔再回傳,現在整個流程簡化許多,讓回傳文件這件事變得更單純哩!三月有點點簽專業方案免費試用一個月,有興趣的獺友把握時機試用看看囉~

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