Google 去年正式將「G Suite」改名為「Google Workspace」，整合 Google 的雲端工具包含 Gmail、雲端硬碟、日曆、Meet、語音通話等功能，希望讓用戶可以直接同一個平台完成所有的工作項目。不過相信大家對 Google Workspace 應該多少還是會有點好奇，今天 Google 舉辦了線上記者會，解密 Google Workspace 的多種功能，一起來看看這些實用的功能和隱藏版技巧教學
Google Workspace 基本的服務都是免費的，不過用戶可以依據不同的商業需求，自行選擇是否要付費使用。免費版可以使用 Gmail、Google Meet 等工具，付費版的功能就會更精緻一點，例如能擁有更多的儲存空間、針對文件能進行時效性的管理、還可以自行設定不在辦公室的時間，方便同事安排會議等等
值得一提的是，付費版的功能可以免費試用 14 天，試用過後可以再評估考慮要不要使用付費版的 Google Workspace，接下來就來和大家簡單介紹一下 Google Workspace 的 6 個重點功能
建立會議、活動通知
今天如果公司同事都有使用 Gmail 的話，可以透過點選 Gmail 右上方的「設定」來建立會議，除了可以直接在信箱裡面邀請參與對象，還可以選擇地點、日期，並發送活動通知
虛擬白板 Jamboard + 線上會議新功能
建立完會議後，下一步就是要線上開會了，與會者除了可以透過虛擬白板 Jamboard 同步發表意見、新增便利貼替會議註解資訊外，Google Workspace 還在 Google Meet 中加入了四個新功能，包含舉手、分組、投票、問答。讓所有在線上參與會議的人都能有參與感
如果不希望打斷發言，就能使用舉手功能來告訴其他人你想表達意見，分組功能則可以增加同事之間的討論方便性，投票功能則可彙整更多人的意見，問答功能則很適合用在大型會議上，如果中間剛好沒有時機可以表達想法，或有問題但插不上話的時候就可以使用
透過單一檔案在線上完成編輯
如果團隊剛好約不成會議的話，也可以透過共同編輯的方式，在線上共同編輯同一份檔案，不管是 Google 文件、Excel 表格或是簡報，只要有開啟權限設定，都能和他人共同編輯，也可以看到編輯的版本和時間，並可以透過註解或回覆來和其他人互動，也可以指定你想要通知的對象
將電子郵件和通知延後顯示
Google Workspace 客戶解決方案專家 Samuel 建議，可以依照事情的輕重緩急，來選擇是否須在當下馬上處理信件，也可以將信箱中的對話群組延後（至明天或是晚一點的時間），讓自己當下能專注處理最緊急的信件
設定「工作時間」和「不在辦公室」的區間
這一點雖然是屬於需付費的項目，不過我覺得很實用！用戶可以自行設定工作時間，方便其他人幫你安排會議，減少同一個時間不小心排了兩場會的狀況。另外如果你某天剛好要外出，或是下午五點半固定要去接小孩的話，也可以設定不在辦公室的區間，這樣在那個時段內，系統就會自動幫你拒絕新會議和已有的會議
善用 PDF 格式分享檔案
而雖然現在大家很習慣用雲端文件來共同編輯，但偶爾還是可能會擔心資料被改動，其實只要透過 PDF 的格式分享給他人，就不用擔心別人會竄改文件的內容資料，操作方法也很簡單，只要將文件結尾的網域 edit.... 後方的一串英文字改成「export?format=pdf」即可！
以上就是 Google Workspace 的簡單介紹，不過上述功能有些必須要付費才可以使用，我把免費版和付費版的功能比較放在下面，大家可以看看自己平常的使用習慣，再決定要不要購買付費的版本
最後最後，就是大家最關心的儲存空間，從今年 6 月開始 Google 相簿將不再提供無限上傳的儲存空間，除了日常可以透過 Google 官方推出的儲存空間管理工具，來把用不到的檔案、信件刪除外，也可以在 Gmail 中搜尋欄位中輸入「has:attachment larger:10M」，直接找出檔案較大的信件並刪除，另外在雲端共同編輯一份文件，也可以避免重複的檔案出現，以達到節省雲端空間的效果，以上方法就提供給各位參考，把這些功能和小技巧學起來，馬上獲得額外的雲端空間
（新聞來源：Google 線上記者會）
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