實用又方便

Google 去年正式將「G Suite」改名為「Google Workspace」,整合 Google 的雲端工具包含 Gmail、雲端硬碟、日曆、Meet、語音通話等功能,希望讓用戶可以直接同一個平台完成所有的工作項目。不過相信大家對 Google Workspace 應該多少還是會有點好奇,今天 Google 舉辦了線上記者會,解密 Google Workspace 的多種功能,一起來看看這些實用的功能和隱藏版技巧教學

Google Workspace 是什麼?需要付費嗎?多種功能和小技巧 Google 官方一次解密給你聽!

Google Workspace 基本的服務都是免費的,不過用戶可以依據不同的商業需求,自行選擇是否要付費使用。免費版可以使用 Gmail、Google Meet 等工具,付費版的功能就會更精緻一點,例如能擁有更多的儲存空間、針對文件能進行時效性的管理、還可以自行設定不在辦公室的時間,方便同事安排會議等等

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值得一提的是,付費版的功能可以免費試用 14 天,試用過後可以再評估考慮要不要使用付費版的 Google Workspace,接下來就來和大家簡單介紹一下 Google Workspace 的 6 個重點功能

建立會議、活動通知

今天如果公司同事都有使用 Gmail 的話,可以透過點選 Gmail 右上方的「設定」來建立會議,除了可以直接在信箱裡面邀請參與對象,還可以選擇地點、日期,並發送活動通知

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虛擬白板 Jamboard + 線上會議新功能

建立完會議後,下一步就是要線上開會了,與會者除了可以透過虛擬白板 Jamboard 同步發表意見、新增便利貼替會議註解資訊外,Google Workspace 還在 Google Meet 中加入了四個新功能,包含舉手、分組、投票、問答。讓所有在線上參與會議的人都能有參與感

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如果不希望打斷發言,就能使用舉手功能來告訴其他人你想表達意見,分組功能則可以增加同事之間的討論方便性,投票功能則可彙整更多人的意見,問答功能則很適合用在大型會議上,如果中間剛好沒有時機可以表達想法,或有問題但插不上話的時候就可以使用

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透過單一檔案在線上完成編輯

如果團隊剛好約不成會議的話,也可以透過共同編輯的方式,在線上共同編輯同一份檔案,不管是 Google 文件、Excel 表格或是簡報,只要有開啟權限設定,都能和他人共同編輯,也可以看到編輯的版本和時間,並可以透過註解或回覆來和其他人互動,也可以指定你想要通知的對象

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將電子郵件和通知延後顯示

Google Workspace 客戶解決方案專家 Samuel 建議,可以依照事情的輕重緩急,來選擇是否須在當下馬上處理信件,也可以將信箱中的對話群組延後(至明天或是晚一點的時間),讓自己當下能專注處理最緊急的信件

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設定「工作時間」和「不在辦公室」的區間

這一點雖然是屬於需付費的項目,不過我覺得很實用!用戶可以自行設定工作時間,方便其他人幫你安排會議,減少同一個時間不小心排了兩場會的狀況。另外如果你某天剛好要外出,或是下午五點半固定要去接小孩的話,也可以設定不在辦公室的區間,這樣在那個時段內,系統就會自動幫你拒絕新會議和已有的會議

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善用 PDF 格式分享檔案

而雖然現在大家很習慣用雲端文件來共同編輯,但偶爾還是可能會擔心資料被改動,其實只要透過 PDF 的格式分享給他人,就不用擔心別人會竄改文件的內容資料,操作方法也很簡單,只要將文件結尾的網域 edit.... 後方的一串英文字改成「export?format=pdf」即可!

以上就是 Google Workspace 的簡單介紹,不過上述功能有些必須要付費才可以使用,我把免費版和付費版的功能比較放在下面,大家可以看看自己平常的使用習慣,再決定要不要購買付費的版本

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最後最後,就是大家最關心的儲存空間,從今年 6 月開始 Google 相簿將不再提供無限上傳的儲存空間,除了日常可以透過 Google 官方推出的儲存空間管理工具,來把用不到的檔案、信件刪除外,也可以在 Gmail 中搜尋欄位中輸入「has:attachment larger:10M」,直接找出檔案較大的信件並刪除,另外在雲端共同編輯一份文件,也可以避免重複的檔案出現,以達到節省雲端空間的效果,以上方法就提供給各位參考,把這些功能和小技巧學起來,馬上獲得額外的雲端空間

(新聞來源:Google 線上記者會)

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