[Android] [iOS] 新創團隊愛用三大App之一:內部溝通『Asana』


嗨~獺仔們好~Ivy今天要跟大家分享的是一款公司內部溝通的好用程式『Asana』!

有在研究這類團隊協作、溝通App的朋友應該對它不陌生。通常新創團隊使用的不是『Slack』、『Trello』,就是『Asana』,它們的功能有類似的地方也有各自擅長之處。今天就特別挑『Asana』這項傳說中的好用工具來實際評測看看囉!

首先,我們從電腦版下手,點我開啟

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一開始會要求創辦帳號,或是使用google帳號也可以。登入後,它會邀請你填入組織的名稱,這裡Ivy就用我們電獺的英文"Aotter"示範

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接著,上方會顯示一個橘粉色的「+」記號,按下去之後就可以開始創建「Project」,也就是一個「專案計畫」。『Asana』就是這樣一款主要圍繞著專案計畫進行的溝通程式唷~

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我舉例今天要進行的這個專案計畫叫做「App評測」

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之後,就會看到我們的「App評測」專案計畫有許多子項目:「List」、「Conversation」、「Calendar」、「Progress」、「Files」

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首先,在「List」的地方,可以按下「Add Task」創建任務

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再來呢,我們就可以針對這些任務在「Converation」的區域進行即時溝通,所有任務的負責成員都能在第一時間討論交流如何執行本專案計畫,對組織溝通而言超方便又有效率!

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然後,當然免不了以行事曆模式呈現每日任務,還有追蹤任務進程。在「Calendar」可以逐日填上剛剛創建的任務們,用日曆模式就能很清楚看到一天是不是塞滿過多任務,可以平均分配;在「Progress」的地方,可以更新任務最新狀態,讓團隊成員們時時掌握這個計畫的進展

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而成員們除了能在「某項任務」中討論,也能在「整個組織」中討論事情,簡而言之,討論是可以分開進行的,一切以各別專案計畫為主軸,但又能整體協商

舉例而言,針對「App評測」這個專案,我們可能會需要討論「要找哪些App?」、「哪種風格的App比較適合本站?」而針對整個「Aotter」,我們可能會想討論「下個月的合作對象有哪些?」、「待會中午吃什麼?」(誤XD)

總之,『Asana』很貼心地想到一個團隊的夥伴們會需要針對不同項目討論事情,如果只有一個Line視窗或是FB群組視窗,很可能就會讓討論變得異常混亂。透過『Asana』按任務主題分類,溝通就變得有效率多啦! 然後左側邊欄的地方,有個「Invite People」,可以趕快動手把團隊裡的夥伴們都加進來囉~~~

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在內部對話時,『Asana』也有Tag某人的功能,原本大家習慣FB社團溝通的功能幾乎都具備,加上更針對商業公司改良的設計,獺仔們一定能用得上手

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『Asana』的個人任務管理也很完善,按到「My Dashboard」的地方,就會詳細告訴你目前該進行什麼事情~這個部分跟剛才「專案計畫」區的所有任務都是連結的,也就是說更新只要調整一個地方就可以了!

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了解如何使用之後,Ivy又新增了許多專案計畫,以模擬真實情況,待會我們用手機App時會更有臨場感!(但真實情況如果真有這麼少就好了...一個新創團隊的任務實在包羅萬象根本舉不完呢)

那接下來,就一起鑽研手機版『Asana』的使用囉! 新創團隊成員,一定是東奔西跑的,在外面用手機更為便利,『Asana』也開發了手機App,[Android][iOS]兩種系統都能下載唷!

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先下載跟登入(個人覺得它的主視覺設計好美唷,很喜歡這種橘橘粉粉的漸層色調~)之後我們就來到主畫面,剛剛加入的所有專案都在這裡囉~像是「App評測」這個計畫裡面,再點進去也有我們先前加入的待辦細項

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對話群聊的部分也跟電腦版一樣,用專案來分討論區,用手機直接在專案群組裡發言,在外也能輕鬆掌握團體工作進度

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用手機App也能直接創建任務,一樣是按一下下面的「+」記號,就可以設定新任務囉!

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個人任務區也是和電腦版一樣,可以直接點選看看自己目前待完成的事情

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最後,題外話,我覺得『Asana』的插圖都好Q喔,是一款很有設計巧思的App呢!

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小結

網路上找資訊的時候,發現使用『Asana』進行團隊協作、任務管理的公司有:在線短租服務 Airbnb,、雲盤 Dropbox、 Foursquare、圖片分享服務 Pinterest、Stripe、LinkedIn、叫車服務 Uber等等

因為『Asana』注重以任務的分工模式來連結團隊,達到有效溝通,因此被知名企業廣為使用。不過,大家如果成立新創團隊,或是公司有需要內部協作程式,可以選擇最符合組織風格的App來使用。像是之前我使用過『Slack』這個溝通程式,有一對一私訊的功能,而『Asana』就只能在一個任務區裡進行對話喔。這樣的設計有好有壞,有些組織強調「整個團隊」都看到任務進程,不鼓勵私下一對一討論,這就比較適合『Asana』

有機會Ivy再跟大家分享其他溝通的App給獺友們比較囉~下回見!

延伸閱讀:

[網站] [App] 專案管理協作工具「Trello」認真開講★大大小小事情都能清晰整理

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